"Cualquier herramienta que ayude a mejorar el período medio de cobro es completamente recomendable"
Solera
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La compañía

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Solera es una de las principales empresas españolas de suministro eléctrico de baja tensión. Con más de 50 años de trayectoria, hoy está presente en 38 países y dispone de dos centros en Paterna, con una superficie total de más de 30.000 metros cuadrados.

La compañía gestiona cada mes un gran número de pedidos y compras y, por lo tanto, un alto volumen de aprovisionamiento de facturas. Esto genera una intensa actividad administrativa y, por ende, un gran peso del departamento financiero en la estructura empresarial.

 

Con el modelo de cobros más común actualmente, no es posible tener, a ciencia cierta, la seguridad de si el cliente ha recibido o no la factura. Tampoco si la ha abierto. Felipe Botías, Director Financiero de Solera, explica cómo “la tarea más importante, el cobro, tiene algunas lagunas, ya que, con los sistemas actuales, como el confirming, el pagaré o el pago certificado, no sabes si el cliente ha recibido la factura o si está conforme con ella hasta que vence”.

Este problema supone mayor carga de trabajo para cualquier departamento financiero. También, por supuesto, para el de Solera: “tienes que hacer una gestión extra para que te envíen el cobro, para poder financiarte. Esto implica un importante retraso de los pagos, ya que a día del vencimiento el cliente ya ha aplazado entre 30 y 60 días; así como un importante gasto administrativo en gestiones telefónicas para el control y seguimiento de facturas impagadas”.

Es, además, una tarea incómoda, pues llamar a los clientes para reclamar las facturas no siempre resulta grato.

 

Sus necesidades

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La solución

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80
%
De ahorro en el coste material de la distribución y el seguimiento de facturas
6
días
De reducción en el período medio de cobro

Reducción del periodo medio de cobro

Con la implementación de Track2Pay, Solera ha conseguido reducir su período de cobro en varios días. Esto repercute en un incremento sustancial de la liquidez de la empresa y, por consiguiente, de la disponibilidad de recursos propios.

“El beneficio principal es el periodo medio de cobro. Hemos conseguido rebajarlo en 6 días.”

Automatización del proceso de facturación gracias a las ‘facturas inteligentes’

En Solera ya no tienen que preocuparse por hacer llegar las facturas a sus clientes en el formato que cada uno requiere. SERES se encarga de todo el ciclo de emisión de facturas.

“Es un procedimiento totalmente automatizado. Generas un fichero que se envía a SERES, que se encarga de la distribución de las facturas, que llegan a cada cliente como quiera. Unos por envío postal, otros por correo electrónico, otros por EDI…”

Evidencia de recepción por parte del cliente y para postvencimiento

Tras implantar Track2pay, en Solera ya tienen la total seguridad de que el cliente ha recibido la factura.

“Ya sabes que el cliente ha recibido la factura y la ha abierto. Esa excusa de que no ha recibido la factura ya no valdría para retrasar el pago.”

Monitorización sin desgaste con el cliente

Todas las tareas relacionadas con reclamaciones, para las que hacía falta una persona con la inversión de horas que esto conlleva, se han automatizado. Esto implica una mayor eficiencia de los recursos humanos del departamento financiero, que pueden dedicar su tiempo a tareas y procesos más estratégicos.

“Para el equipo administrativo la reclamación de facturas era una tarea poco agradable. Ahora, otro equipo lo hace por nosotros de una forma correcta y nuestra gente lo ha acogido muy bien.”

Reducción de costes en el departamento financiero

Con Track2Pay, Solera ha ahorrado un 80% en el coste material de la distribución y el seguimiento de facturas.

“Hemos externalizado el envío de la facturación. Teníamos unos costes de ensobrar, franquear y de la persona que tenía que hacer esta labor. Ahora sale mucho más rentable.”

Temor al cambio

El cambio en los procesos de facturación es mínimo y no intrusivo.

“Hemos tenido mucha ayuda de SERES. No ha cambiado el proceso de la facturación, solo la forma en la que lo hacíamos. Cualquier herramienta que ayude a mejorar el periodo medio de maduración es completamente recomendable”.

Reducción del periodo medio de cobro

Con la implementación de Track2Pay, Solera ha conseguido reducir su período de cobro en varios días. Esto repercute en un incremento sustancial de la liquidez de la empresa y, por consiguiente, de la disponibilidad de recursos propios.

“El beneficio principal es el periodo medio de cobro. Hemos conseguido rebajarlo en 6 días.”

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