“El montante de la deuda vencida ha variado en torno a un 8 % respecto a la misma fecha del año pasado”

La compañía

Haverland es líder en fabricación y comercialización de emisores térmicos en España. Con más de 40 años de experiencia, sus productos se venden en 30 países y cuentan con 4.000 clientes directos para su distribución. La compañía dispone de una planta productiva de 7.000 m² en Madrid sobre unos terrenos de 70.000 m².

 

La amplia cartera de clientes de Haverland y la gran cantidad de facturas que emitía exigía a su departamento financiero un excesivo coste, tanto en términos monetarios como en tiempo, en el proceso de emisión y seguimiento, pues tenían que comprobar el estado de las facturas una a una y manualmente.

“Teníamos bastantes carencias. Solo podíamos saber si el correo electrónico había llegado de forma correcta a la dirección que enviábamos, pero no obteníamos respuesta ni sabíamos si el archivo era leído por los clientes”, explica Bárbara Márquez, Directora Financiera de Haverland.

En esa misma línea se expresa Paloma Núñez, Credit Manager: “Los clientes decían que no recibían las facturas, tú se las volvías a mandar y ahí iban ganando tiempo. Tiempo que para nosotros era dinero. Luego había que reclamar el pago. Una labor muy ardua”.

Para evitarlo recurrieron a Track2Pay, la solución de SERES para la monitorización del estado de facturas y la gestión proactiva y automatizada de su pre-vencimiento.

Sus necesidades

La solución

4000
Clientes directos de Haverland con los que ha automatizado la gestión de su facturación
8
%
De variación de la deuda vencida con respecto al mismo período del año anterior

Trazabilidad en todo el proceso de facturación

Track2Pay posibilita hacer un seguimiento de la factura desde que se emite hasta su cobro. En la etapa previa a la contratación del servicio, Haverland invertía mucho tiempo en constatar con los clientes que habían recibido el documento, corregir las incidencias y comprobar el pago. Actualmente, Track2Pay garantiza un mayor control financiero y un seguimiento completo y automático del estado de las facturas.

“Antes era a ciegas completamente, ahora lo tienes todo plasmado, con fecha, hora, nombre y apellidos”

Ahorro y optimización de los recursos del departamento financiero

Track2Pay permite la reducción del tiempo y el dinero empleados en todas las fases del ciclo de facturación. No solo automatiza las facturas y ofrece un sistema de comunicación bidireccional, sino que agiliza el período de pago y aumenta la liquidez de la empresa.

“Ahora el envío y el control sobre las facturas es más fácil. Track2Pay nos permite ganar tiempo”

Aumento de la eficiencia

Antes de contratar el servicio Track2Pay de SERES, Haverland invertía muchos más recursos en la gestión de cobro de los que tiene que dedicar ahora. Con Track2Pay se reduce el trabajo en los procesos y se liberan recursos internos que ahora pueden destinarse a otras tareas más estratégicas.

“El envío de las facturas y las reclamaciones las hace Track2Pay, es más fácil y puedo ver en todo momento en qué situación está. El tiempo que dedicaba a enviar 5 o 10 mails y esperar respuesta lo puedo dedicar ahora a otras gestiones”

Mejora la comunicación con sus clientes

Track2Pay ha venido a resolver uno de los grandes motivos por los que el proceso de facturación se alargaba y era la falta de bidireccionalidad en la comunicación con los clientes

“Antes había que esperar a que nosotros reclamásemos el pago para que nos dijeran que había una discrepancia. Ahora todo ese proceso es interactivo. Si un cliente ve la factura y cree que hay discrepancia, pincha en el botón, se recibe y se corrige al momento”

Implantación ágil y cambio no intrusivo

El proceso de implantación de Track2Pay es ágil y no supone un cambio incómodo ni para la empresa ni para sus clientes. La transición es rápida y la sencillez de la solución permite a los empleados una fácil adaptación al nuevo sistema de control de facturas.

“El proceso de implantación no fue nada complicado. Es una herramienta que vale para muchas tipologías de empresa, independientemente del sector y aunque tengan diferente dimensión y medida. Es muy efectiva en toda su operativa en el departamento de administración”

Resultados: Reducción de la deuda vencida

Haverland ha visto resultados desde el primer ejercicio que ha completado con Track2Pay. La empresa ha optimizado los recursos y ha conseguido alcanzar una disminución del total de la deuda vencida de la campaña anual.

“El montante de la deuda vencida ha variado en torno a un 8 % respecto a la misma fecha del año pasado”

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